Enterprise Content Management – ein modernes Wort, in der Abkürzung ECM und eigentlich handelt es sich hier lediglich um ein Konzept zur Erfassung, Speicherung, Bearbeitung und weiteren Verwaltung von firmeninternen Dateien und Dokumenten. Das Konzept ECM bildet die Grundlage für die Entwicklung von entsprechender Software, die all das möglich macht: einem Content Management System. Unter Content sind hier beliebige Inhalte zu verstehen: Audiodateien, Briefe, Manuskripte oder Videodateien, Tabellen oder Grafiken. Der Content eines Unternehmens muss verwaltet werden, bearbeitet werden können, unterschiedliche Mitarbeiter müssen darauf zugreifen können, wenn auch durch diverse Fachbereiche immer nur auf einen bestimmten Teil des Contents. ECM ist das Konzept, das all diesen Verwaltungsvorgängen vorausgeht. Innerhalb des Konzepts muss geplant werden, in welcher Form das Content Management stattfinden soll – beispielsweise über eine Datenbank.

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Die Zugriffsrechte der einzelnen Mitarbeiter müssen genau definiert werden. Die Versionen der Dokumente und Dateien spielen hier eine entscheidende Rolle, denn diese müssen in jeder Form erhalten bleiben. Der Autor bzw. der Verantwortliche für eine Datei benötigt diese Datei im Original, so dass er jederzeit Zugriff hat auf die von ihm erstellte Datei. Der Mitarbeiter, der diese Datei weiter bearbeitet, muss in der Lage sein, seine eigene Version zu speichern und zu verwalten, es muss aber verhindert werden, dass die Datei des Urhebers überspeichert wird – die Planung und Verwaltung der Rechte ist beim Enterprise Content Management grundsätzlich die größte Hürde. Steht das Konzept erst einmal, kann eine entsprechende Software entwickelt werden – oder eine Datenbank entsprechend eingerichtet werden.

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