Ein Content Management System ist nichts anderes als eine riesige Datenbank, die sowohl auf einem Online-Server als auch im Intranet installiert werden kann um Daten zu erfassen, sie zu speichern, sie weiter bearbeiten zu können und schließlich zu publizieren und zu archivieren. Das Enterprise Content Management System ist das Konzept, welches dahinter steckt. Aufgrund des ECMS kann eine entsprechende Software entwickelt werden oder aber eine Datenbank speziell programmiert und eingerichtet werden. Im ECMS müssen mehrere Punkte bedacht werden: die Erfassung von Daten, die Verwaltung, die Speicherung, die Ablage, die Ausgabe und die Archivierung. Grundsätzlich kann das ECMS für ein ganzes Unternehmen konzipiert und von sämtlichen Mitarbeitern genutzt werden. Es stellt somit eine perfekte Lösung dar um innerhalb eines Unternehmens das Gemeinsame Arbeiten an firmeninternen Dateien und Dokumenten zeitlich zu optimieren. Ein wichtiger Punkt in der Konzipierung des CMS ist hingegen das Zugriffsrecht der einzelnen Mitarbeiter, welches genau geregelt sein muss. Vertrauliche Dokumente, die nicht allen Mitarbeitern, sondern nur bestimmten Personen zugänglich sein dürfen, müssen entsprechend gesichert werden. Gleichzeitig muss jedoch gewährleistet sein, dass Mitarbeiter auf die Dokumente zugreifen können, die sie für die Ausführung ihrer Arbeitsschritte benötigen. Als Beispiel sei hier die Personalabteilung eines Unternehmens genannt. Im CMS können die Arbeitsverträge und Mitarbeiterunterlagen digital archiviert werden. Innerhalb der Personalabteilung müssen die Mitarbeiter bei Bedarf darauf zugreifen können. Da es sich hier um streng vertrauliche Dokumente handelt, muss gewährleistet sein, dass Mitarbeiter aus der Marketingabteilung keinen Zugriff auf diese Dokumente haben. Auf das Firmenlogo jedoch, das möglicherweise auch in den Dokumenten der Personalabteilung archiviert ist, muss von überall her zugegriffen werden. Entsprechend dem Bedarf und den Anforderungen innerhalb eines Unternehmens muss das ECMS konzipiert werden.

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