Content Management wird in der Abkürzung auch CM genannt. Es handelt sich hier um die Zusammenfassung sämtlicher Prozesse die Dokumente und Dateien in einem Lebenszyklus durchlaufen. Dieser Lebenszyklus besteht in der Regel aus sechs Phasen wie die der Erstellung des Dokuments, der Bearbeitung, der Ausgabe oder Veröffentlichung, der Weiterbearbeitung, der Ablage und der Archivierung. Archivieren bedeutet innerhalb des Lebenszyklus, dass das Dokument abgelegt und nicht mehr verwendet wird. In Datenbanken kann das Content Management sehr strukturiert stattfinden. In größeren Unternehmen ist Content Management ein wichtiger Bestandteil in der Organisation der betrieblichen Abläufe. Über ein Content Management System kann das Content Management über Zugriffsrechte geregelt werden.

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Das heißt, das Dokument wird vom Verantwortlichen erzeugt und jeder Mitarbeiter, der es zur weiteren Bearbeitung benötigt, kann über das Content Management System darauf zugreifen. Man spricht hier auch von einem vereinfachten Work Flow. Dokumente, die ein Mitarbeiter benötigt um seinen Arbeitsprozess zu bewältigen, müssen nicht mehr einzeln angefordert und über Intranet oder Internet an ihn gesendet werden. Durch den direkten Zugriff wird wertvolle Arbeitszeit gespart. Die unterschiedlichen Versionen müssen allerdings über Zugriffsrechte sichergestellt werden. Hat beispielsweise ein Mitarbeiter bereits eine Mahnung zu einer Rechnung erstellt, so darf diese nicht verloren gehen – im Content Management muss weiterhin die erste Mahnung bestehen bleiben, eine zweite Mahnung käme praktisch hinzu. Damit hier keine versehentlichen Überspeicherungen stattfinden können, ist das Konfigurieren eines Content Management Systems anfangs etwas aufwändig, erleichtert jedoch nachhaltig die Arbeitsprozesse in der Zukunft.